Resume pert 10

untuk tugas kampusku mata kuliah manajemen umum pada pertemuan 10 yaitu tentang pengawasan dapat di download disini

resume MU pert 10

PENGAWASAN

Oleh: Esti Vidia Pangesti (12410100087)

 

  • Pengertian Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Pengawasan merupakan proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Pengawasan adalah hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik. Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. Melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauh mana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan.

  • Tipe Dasar Pengawasan

1.  Pengawasan Pendahuluan/Feedforward Control/Steering Controls

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi.

Pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil actual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

2.  Pengawasan Berhenti – Terus/Concurrent Control/Screening Controls

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.

3.  Pengawasan Umpan Balik/Feedback Control/Past-action Controls

Pengawasan feedback yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi actual. Sifat kas dari pengawasan ini adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historical, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

  • Proses Pengawasan

1.  Penetapan Standar Pelaksanaan

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu:

  • Standar fisik      kuantitas barang/jasa, kualitas produk
  • Standar moneter      biaya kerja, pendapatan
  • Standar waktu      batas waktu produksi

2.  Penetapan Pengukuran Pelaksanaan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat yang bisa dilakukan dengan cara:

  • Berapa kali dilakukan
  • Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan
  • Siapa yang terlibat

3.  Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan continue, yang berupa atas:

  • Pengamatan (observasi)
  • Laporan (lisan/tulis)
  • Pengujian
  • Sampel

4.  Perbandingan dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebeb terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5.  Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diperlukan

Bila diketahui dalam pelaksanaanya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

  • Pentingnya Pengawasan

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya:

  • Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, ditemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

  • Peningkatan Kompleksitas Organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

  • Kebutuhan Pendelegasian Wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya yaitu dengan mengimplementasikan system pengawasan.

  • Perancangan Proses Pengawasan

1.  Merumuskan Hasil yang diinginkan

Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan dan bertanggung jawab.

2.  Menetapkan Penunjuk Hasil

Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:

  • Pengukuran input

Contoh:

  • pesanan yang masuk akan menunjukkan volume produksi
  • biaya bahan baku yang akan mempengaruhi harga produk
  • Hasil pada tahap awal      jelek atau baik?
  • Gejala-gejala      berhubungan dengan hasil akhir (laporan terlambat, tidak terpenuhnya kuota)
  • Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan      adanya prosuk pesaing lebih dulu

3.  Menetapkan Standar dan Penunjuk Hasil

Dihubungkan dengan kondisi yang sedang dihadapi.

4.  Menetapkan Jaringan informasi dan Umpan Balik

Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.

5.  Menilai Informasi dan Mengambil Tindakan Koreksi

  • Pengawasan yang berlebihan bisa menimbulkan birokrasi, mematikan kreativitas, dan pada akhirnya merugikan organisasi.
  • Pengawasan yang kurang bisa pemborosan sumber daya & sulit mencapai tujuan
  • Ciri-ciri Pengawasan Efektif
    • Akurat
    • Tepat waktu
    • Obyektif
    • Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
    • Realistik secara ekonomis & organisasional
    • Terkoordinasi
    • Fleksibel     terhadap ancaman dan kesempatan
    • Bersifat sebagai penunjuk dan operasional
    • Diterima oleh seluruh anggota organisasi
  • Metode Pengawasan
    • Kualitatif

Tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah pengamatan, inspeksi teratur dan langsung, laporan lisan dan tertulis, evaluasi pelaksanaan, diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan dan management by exception (MBE)

  • Kuantitatif

Melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah anggaran dan audit.

  • Instrument Pengawasan
    • Standar hasil yang direncanakan
    • Anggaran
    • Data-data statistik
    • Laporan
    • Auditing
    • Observasi langsung

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s